Procesy a metodiky uplatňované facility managementem, které se již mnohokrát prokázaly jako efektivní, by měly být aplikovány rovněž do procesů správy obcí. Stále tomu však nebývá zvykem.
Jedním z důležitých nástrojů facility managementu jsou tzv. CAFM systémy (Computer Aided Facility Management), které fungují jako databáze procesů, činností nebo metodik, jak efektivně a vhodně správu majetku vést. Na základě údajů, analýz a vyhodnocení různých procesů se následně facility management optimalizuje a očekávané výsledky se dostavují.
Je skutečností, že procesy facility managementu komerčního a veřejného sektoru jsou velmi podobné, jisté odlišnosti však mají. Optimální CAFM systém pro obce tedy vyžaduje jisté korekce a úpravy od klasických FM systémů. Obce pracují s mnoha budovami a klasickým facility managementem „dovnitř budov“ jako komerční sektor, ale mimo toho také s parcelami, jinými než obytnými stavbami, a především s venkovním majetkem (mobiliář, zeleň, osvětlení apod.) více než soukromé společnosti. CAFM systémy pro obce by tyto nuance měly zohledňovat.
Dalšími důležitými faktory/požadavky na FM systémy pro obce je naplnění požadavků směrem k občanům. To může znamenat například modul pro komunikaci s občany (SMS, emaily, ankety nebo mobilní aplikace s přístupem a možností občanů vyjádřit se). Dále by to měla být GIS mapa s propojením na databázi informací o jednotlivých prvcích obce, ať již stavby, komunikace, mobiliář nebo zeleň a možnost plánovat procesy správy majetku – revize, kontroly, údržbu nebo úklidy u jednotlivých prvků. A v neposlední řadě mohou takový systém doplnit vyhodnocení a analýzy, které zajistí následnou optimalizaci zavedení facility managementu v obci. Další důležitou a moderní složkou jsou data uložena v cloudu tak, aby k nim měl uživatel přístup odkudkoliv, a nemusel být vázán k jednomu zařízení.
Některé vybrané oblasti (řekněme např. moduly), které obce mohou uplatnit:
- Komplexní pasportizace majetku
- Správa majetku (revize & kontroly, údržba, úklid)
- Komunikace s občany
- Odpadové hospodářství
- Správa hřbitovů
- Propojení na GIS
- Vyhodnocení & analýzy procesů (a následná optimalizace)
Nejsilnější CAFM systémy uplatňované v komerční sféře jsou systémy, které požadované moduly dokáží provázat a spojit v jeden silný a ucelený nástroj. Jednotlivé moduly by měly být skutečně provázány a vzájemně se doplňovat nebo si navzájem vyměňovat data. Tím se efektivita jednotlivých procesů zvýší a samotná obsluha systému mnohonásobně zjednoduší.
Na trhu existuje mnoho společností a alternativ, které nabízejí jednotlivá řešení a části komplexního CAFM systému pro obce. Ať již to jsou společnosti jako Gordic, T-Mapy, Cleerio nebo nové start-upové řešení urbido, které jednotlivé moduly vhodně a účelně propojuje.
Výsledný a ideální CAFM systém určený pro obce by ve své podstatě mohl vycházet z již stávajících systémů pro komerční sektor. Musel by však projít jistou úpravou a doplněním stávajících procesů, a především by měl být konzultován se svými budoucími uživateli – obcemi. Na základě zkušeností z obou táborů a vzájemné spolupráce může vzniknout produkt jednoduchý, účelný a efektivní, který bude mít skutečně smysl.